Arbeit mit der DIB-MV – erste Schritte
Der Zugang erfolgt über die Seite: https://lvbi.meinverband.online (ohne www).
Bitte beachten: vom LVBI werden ausschließlich 1. Vorsitzende als Nutzer freigeschaltet. Nur diese füllen den Antrag zur Anmeldung aus. Der Vorstand ist verantwortlich für seine Mitarbeiter und schaltet die Funktionäre selbst frei, die mit der DIBMV arbeiten sollen.
1. Erste Arbeiten nach der Anmeldung/Freischaltung
Siehe Lehrvideos unter: https://deutscherimkerbund.de/453–Mitgliederverwaltung
Bei den ersten Schritten hilft insbesondere das Video 13 "Vereinsbeiträge verstehen" weiter!
Ortsvereine sollten zuerst ihre Vereins-Daten prüfen, dazu insbesondere die Bankverbindung, die später auf den Rechnungen aufgedruckt wird, sowie die Gläubiger-ID.
Auch die Adresse des Vereins muss geprüft werden.
Weitere Funktionäre für die DIBMV freischalten
Der Vorstand ist verantwortlich für seine Mitarbeiter und schaltet die Funktionäre selbst frei, die mit der DIBMV arbeiten sollen.
Hierzu bitte die Mailadresse des Benutzers prüfen und den Benutzerstatus auf “aktiv” speichern.
Bei der Benutzerkennung dürfen nur Kleinbuchstaben ohne Leerstellen verwendet werden. Das Passwort kann nach der Eingabe mit Doppelklick auf das Auge angezeigt werden
2. Neue Mitgliederarten
- Vollmitglieder ohne Versicherung
- Jungmitglieder ohne Versicherung
- Fördermitglieder (nur Ortsverein)
- Nichtmitglieder (nur Ortsverein)
Bei Vollmitgliedern, die bisher keine Versicherung benötigt haben, muss die Mitgliederart des Mitglieds geändert werden.
Ebenso muss, wenn Ortsvereinsbeiträge gewünscht sind, jeweils eine neue Beitragsart je Mitgliederart angelegt werden (gem Beitragsordnung LVBI: Beitragsordnung).
Siehe Lehrvideos unter: https://deutscherimkerbund.de/453–Mitgliederverwaltung
ACHTUNG: Wenn ein Mitglied keine Völker mehr hat, darf nicht automatisch auf "Mitgliederart ohne Versicherung" umgestellt werden, bitte unbedingt eine schriftliche Bestätigung der Versicherungskündigung des Mitglieds einholen, ansonsten haftet der Vorstand bei einer späteren eventuellen Schadensregulierung.
Ebenso darf ein Mitglied nicht ohne weiteres auf Fördermitglied gestellt werden. Hierzu bedarf es einer ordentlichen Kündigung (Haftung, Versicherung).
Freiwillige Ergänzungsversicherung: 10.000, 20.000, 30.000 €
Diese wird grundsätzlich vom Ortsverein eingezogen und vom LVBI auch diesem in Rechnung gestellt. Hierzu muss bei dem Mitglied der gewünschte Versicherungsbeitrag markiert werden.
3. Doppelte Mitgliedsnummern, Massenbearbeitung Völker
In der alten Mitgliederverwaltung waren die Mitgliedsnummern nicht „sauber“, hier waren doppelte möglich.
Die Mitglied-Nr. ‘98861’ ist im Verein ‘1234’ bereits vergeben an Benutzer ‘45709’.
Sollte eine Fehlermeldung ähnlich dieser erscheinen, so müssen Sie die fehlerhaften Mitglieder direkt verwalten und eine neue Mitgliedsnr. für das Mitglied vergeben. Einfach nach Mitgliedsnr. sortiert anzeigen und Mitgliedsnr. und evtl. Völker direkt ändern. (Dieser Fehler stammt aus dem Altsystem.)
Danach können Sie auch in der Massenverarbeitung Völkerzahlen wieder ganz normal ändern.
4. Abrechnung von Mitgliedern
Wenn Sie ältere Rechnungen suchen, denken Sie bitte an die Filtereinstellungen des Rechnungsdatums, hier wird aktuell immer das laufende Jahr voreingestellt!
Mitglieder abrechnen sollte erst gemacht werden, wenn alle Beiträge und Rechnungsposten geprüft sind. Es gibt keine Möglichkeit, fehlerhafte Abrechnungen zu löschen. Man kann dann nur noch mit manuellen Rechnungsposten entsprechend Gutschriften erstellen.
Weitere Videos:
Tutorial 14: Rechnungsposten verstehen und individuell anlegen
Tutorial 15: Lastschriften erstellen
5. SEPA-Lastschriften erstellen für Mitgliedsbeiträge
Bitte unbedingt den Lastschriftentext beim Verwalten des Vereins füllen, da sonst eine SEPA-Fehlermeldung erzeugt und die Lastschrift von der Bank abgelehnt wird.
6. Austritte und wiederherstellen
Wenn ein Mitglied austritt oder verstirbt, so ist der Austritt folgendermaßen vorzumerken:
Sie setzen bei dem Mitglied den Haken: Austritt vormerken, danach ist eine Eingabe von Austrittsdatum und eine Auswahl des Grundes möglich. Für das Jahr, in dem der Austritt erfolgt, werden noch Beiträge erhoben. Bitte immer das Datum 31.12. verwenden, da das Mitglied auch den Jahresbeitrag zahlt und die Versicherung bis Jahresende gilt.
Im Nachtlauf wird jeweils geprüft, wenn das Austrittsdatum erreicht ist, dann wird die Mitgliedschaft sofort gelöscht.
Mitglieder wiederherstellen:
7. Lastschriften durch den LVBI
Die Ortsvereine können dem Landesverband zum Einzug der jährlichen Mitgliedsbeiträge des Vereins ein Lastschriftmandat erteilen. Hierzu muss eine schriftliche Erklärung des Vereins erteilt werden. Formblatt siehe: Lastschriftmandat
8. Vereinsstammdaten verwalten
Bei den Vereinsstammdaten können weitere Informationen hinterlegt werden, z.B. abweichende Adresse und Kontaktdaten des Vereins, ansonsten gilt die Adresse des 1. Vorsitzenden.
9. Fehlermeldungen im laufenden Betrieb
Die Mitgliederart und weitere Felder (Völkerzahlen, Status, Beiträge usw.) können nach erfolgter Abrechnung nicht mehr geändert werden. Die Änderungen sind erst nach Abschluss des Geschäftsjahres und nach Freischaltung des neuen Geschäftsjahres durch den LVBI wieder änderbar.
Export csv, Umwandeln der Sonderzeichen
Der csv-Export geschieht derzeit im international gültigen utf8-Format, was bei einigen Microsoftprodukten Probleme macht.
Man kann die Datei einfach umwandeln, ohne jedes Zeichen einzeln zu ändern: https://www.lvbi.de/app/uploads/2021/12/Export-als-csv_utf8-Ansi-2.pdf